English Version

1. Respond to emails or phone calls promptly (preferably within 48 hours)

2. Participate in the completion of “Global Grant” forms (providing necessary signatures and information to Rotary International) enabling grant process to proceed in a timely manner. 

3. Assist distribution partners in coordinating transportation for both International Rotary Partners and wheelchair recipients (when requested) to distribution site. 

4. Coordinate with partner NGO to arrange for storage of wheelchairs in safe and dry warehouse or other storage site until International Team arrives for distribution. 

5. Partner with NGO to assist International Team in organizing, assembling, and cleaning of wheelchairs in preparation of distribution. 

6. Partner with NGO to assist with arrangement of accommodations for Rotary International Team (if requested). If assisting with Hotel arrangements, please consider the following; Hotels are in safe vicinities near the site of the distribution. It is also appreciated that Hotels provide amenities such as good lighting, hot water, linens, towels, common areas and are in relatively quiet areas with ease of access to restaurants and shopping. We always appreciate “comped or semi-comped “rooms; although it is not the expectation. Team members pay their own expenses to participate in Hope Haven Seating Clinics. 

7. Assist with provision and coordination of translators (may be Rotoract, students, club members, or other volunteers). Five interpreters will be needed for a minimum of six hours each day of distribution. A schedule is attached to assist in scheduling interpreters. It is also helpful to assign a person that is specifically dedicated to coordinating the efforts of translators and other volunteers. 

8. Arrange for Rotary Club Visits while team is in your community

9. Assist in arranging Recreational and Cultural activities for International Team. We generally reserve one or two days following a distribution for sightseeing or recreational opportunities.

10. Coordinate with NGO in providing for lunches for volunteers at distribution site during event. Meals that allow for staggered times of participation are appreciated (many times it is difficult for the entire team to leave patients and break at the same time for a meal). 

11. Arrange for any Media coverage desired by the Host Rotary Club for Seating Clinic. 

12. If transportation is to be provided by the Host Rotary Club we request that drivers of the vehicles are licensed and have good driving records, that the vehicle used are insured, maintained, and are in safe operating condition. If transportation as described above is unavailable, please advise in advance.

13. Participate in timely completion of forms necessary for “Global Grant” to be finalized. 

Thanks for your interest in partnering with Hope Haven West in providing a seating clinic in your Rotary District. We hope that this checklist of suggestions provides a “road map” of ingredients that our experience confirms will assist in allowing us to provide a successful event in partnership with your club(s). Many of the areas that we have identified may be shared successfully with the NGO or Faith Based Organization that is also partnering with Clubs from Rotary District 5220 in this joint effort to provide mobility for the disabled poor in your community. We look forward to collaboration between your local Rotary Club(s) and other volunteers along with representatives of Hope Haven West. 

Please do not hesitate to contact Lonny Davis with Hope Haven West with any concerns or questions regarding the suggestions for partners in providing a seating clinic in your district. 

unclonny2003@yahoo.com (209) 402-7900

1.  Responder a correos electrónicos y llamadas telefónicas en un tiempo estimado y preferible entre las 48 horas.

2. Participar en completar los formulario para “Subvención Global” (proveyendo las firmas e información a Rotario Internacional) para que el proceso de subvención este en tiempo y forma.

3. Asistir a los socios de la distribución de sillas de ruedas para coordinar el transporte para los integrantes de Rotario Internacional así como beneficiarios de silla de ruedas cuando sea necesario al lugar del evento.

4. Coordinar con el socio de ONG para para almacenar las sillas de ruedas en una bodega que sea segura y sin humedad; u otro lugar de almacenaje hasta que el grupo de voluntarios (Rotario Internacional) llegue al país del evento.

5. Acordar con la ONG para ayudar al grupo de Rotario Internacional en la organización, ensamblaje de las sillas de ruedas y preparación de la distribución.

6. Asociarse con la ONG para asistir en los arreglos de acomodaciones para el grupo de Rotario Internacional (de ser necesario). En caso de hacer arreglos con Hotel por favor considerar lo siguiente: Que los hoteles estén en vecindarios seguros y cercanos al lugar del evento. Se aprecia que los Hoteles cuente con buena iluminación, agua caliente, ropa de cama, toallas, áreas comunes (que estén en lugares tranquilos), fácil acceso a restaurantes y tiendas comerciales.

7. Ayudar con la provisión y coordinación de intérpretes (Puede ser Rotaract, estudiantes, miembros del club o cualquier otro voluntario). Se necesitarán cinco intérpretes al menos por seis horas cada día de distribución de sillas de ruedas. Adjunto encontrara un calendario para intérpretes. También es bueno asignar una personas que este específicamente dedicado a coordinar la ayuda de los intérpretes y otros voluntarios involucrados.

8. Programar visita a Club Rotario mientras el grupo esté en su país.

9. Asistir en arreglos para actividades recreacionales y culturales para el grupo de Rotario Internacional. Generalmente uno o dos días están reservados para dicha oportunidad, una vez el evento haya finalizado. 

10. Coordinar con la ONG en la provisión de almuerzos para todos los voluntarios que estarán en la distribución durante todo el evento. Que los alimentos puedan servirse alternamente porque generalmente es difícil que todo el equipo de trabajo deje a los pacientes y tome tiempo para el almuerzo de forma simultánea.

11. Hacer arreglos para que el evento este cubierto por los medios de comunicación que el Club Rotario anfitrión desee.

12. Cuando el transporte sea provisto por el Club Rotario anfitrión, se solicita que los conductores de los vehículos tengan licencia actual y que tengan buen historial de manejo; que el vehiculó tenga seguro, en buen estado para que opere en buenas y seguras condiciones. Si el transporte con las anteriores descripciones no está disponible, favor de avisar con anticipación.

13. Realizar en tiempo las formas para que la “Subvención Global” sea completada.

Muchas gracias por su interés en trabajar con Hope Haven West en la provisión de clínicas de sillas de ruedas con su Distrito Rotario. Esperamos que este listado de sugerencias provea una buena guía de ingredientes que según nuestra experiencia, confirmamos que permitirá un evento exitoso asociándonos con su(s) club(s). Muchas de las áreas identificadas serán exitosamente compartidas con la ONG o entidad basada en la fe que también está asociada con Clubes del Distrito Rotario 5220 en estos esfuerzos que en conjunto son para proveer movilidad para personas con discapacidad, de pocos recursos en su comunidad. Esperamos ansiosos las colaboraciones entre Clubes Rotarios locales y otros voluntarios junto con los representantes de Hope Haven West.

Por favor, no dude en contactar Lonny Davis de Hope Haven West por preocupaciones o preguntas respecto a las sugerencias para los socios que proveerán las clínicas de sillas de ruedas en su distrito.

unclonny2003@yahoo.com (209) 402-7900